Nilai guna dan fungsi ARSIP

NILAI GUNA ARSIP ( PRIMER DAN SEKUNDER )

Nilai guna arsip/rekod adalah nilai guna rekod yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna rekod/arsip.
 

A. Nilai guna Primer (Primary values)
Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan  dan kepentingan instansi pencipta arsip. Dasar penilaian tidak saja kegunaan dan kepentingan dalam menunjang pelaksanaan kegiatan organisasi yang sedang berlangsung dan kepentingan masa yang akan datang.

• Nilai guna administrasi

      Nilai guna  yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas fungsi lembaga pencipta arsip.
      Contoh; undangan,  dst

• Nilai guna keuangan/fiskal

      Nilai arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
    Contoh; berkas pembayaran biaya pendidikan, berkas gaji, laporan pertanggungjawaban keuangan, pajak,berkas belanja barang dst.

• Nilai guna hukum

      Arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
      Contoh; Undang-undang, peraturan, suratkeputusan,
       instruksi,edaran,perjanjian,laporan,berkas kepesertaan, dst

• Nilai guna ilmiah dan teknologi

      Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat  atau hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
      Contoh; laporan hasil penelitian
 
B. Nilai guna Sekunder (Secondary Values)
   

Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional.

• Nilai guna kebuktian

      Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan bagaimana suatu organisasi diciptakan, dikembangkan, diatur, fungsi dan kegiatan organisasi tersebut, serta hasil/akibat dari kegiatan yang dilakukan.
      Contoh: Program kerja, rencana kerja, keputusan,  prosedur dan tata kerja, sertifikat  perusahaan dst.
 

• Nilai guna informasional

      Arsip ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan, tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptannya. Arsip bernilai sekunder ini dapat diserahkan kepada Arsip Nasional.
      Contoh: sertifikat organisasi, prosedur kerja, daftar kepesertaan dst
 

Faktor lain sebagai pertimbangan untuk menilai arsip

• Duplikasi
• Accesibility
• Reliability dan completenes
• Cost of retention
• Scarcity
• Age
• Privasi

 Keuntungan penilaian

1. Arsip yang bernilai dapat diidentifikasi dan dilindungi sejak tercipta sampai di accesion oleh organisasi.
2. Dapat mengatur kondisi penyimpanan sejak awal, sehingga dapat mengurangi biaya perservasi.

Prosedur Penilaian

• Membuat klas disposal
• Penilaian terhadap arsip yang disimpan permanen
• Melengkapi dokumentasi appraisal
• Diterapkan pada daerah lain
• Laporan untuk review

 Alat penilaian arsip

• Survey arsip adalah kegiatan untuk engumpulan data melalui survai untuk mengetahui lokasi penyimpanan, asal dokumen-rekod, kondisi, jenis, kuantitas, kurun waktu,jalan masuk dan sistem penataannya.
• Inventory rekod/arsip

   Suatu daftar yang mencatat dan memuat informasi tentang jenis arsip sesuai dengan kelompok fungsi dan kegiatan .

FUNGSI ARSIP

Yang dimaksud dengan arsip adalah warkat, gambar atau dalam bentuk yang lain yang disimpan sebagai bahan informasi pada saat diperlukan. Jadi warkat yang disimpan itu suatu ketika dikeluarkan dari tempat penyimpanan dan digunakan sebagai sunber informasi untuk  keperluan kegiatan yang sedang dilaksanakan (Mulyono, dkk, 1985 : 7).
Menurut Undang Undang No 7 Tahun 1971 juga disebutkan bahwa arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu :   11
1.  Arsip Dinamis
Adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi.
Arsip dinamis aktif dibedakan menjadi dua yaitu :
a.  Arsip dinamis aktif
Adalah  arsip  dinamis  yang  masih  sering  dipergunakan  bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan satuan kerja (unit pengolah) pada suatu organisasi.
b.  Arsip dinamis inaktif
Adalah  arsip  dinamis  yang  frekuensi  kegunaannya  oleh  unit pengolah sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi satu organisasi.
2.  Arsip Statis
Adalah  arsip  yang  tidak  dipergunakan  secara  langsung  untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun pada penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Sedangkan menurut Drs. Anhar dalam buku Kearsipan (SMK) Kelompok Bisnis dan Manajemen (Setiawan dan Madiana, 1999:38) mengatakan bahwa fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan dalam bidang kearsipan, yaitu :
1.  Sebagai alat penyimpan warkat.
2.  Sebagai alat bantu perpustakaan.
Penyimpanan warkat-warkat terhadap keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.Kearsipan berarti menyimpan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.
Mengingat fungsi arsip tersebut diatas sangatlah membantu bagi suatu perusahaan karena dapat digunakan untuk membedakan arsip, apakah arsip itu termasuk arsip aktif atau arsip inaktif. Ini dilakukan karena tempat penyimpanan arsip berbeda. Tempat penyimpanan arsip aktif berbeda dengan arsip inaktif. Penyimpanan arsip secara teratur dan tepat dapat membantu menemukan arsip itu kembali dengan mudah dan cepat apabila arsip tersebut dibutuhkan.